Komunikasi Dalam Organisasi

Pengertian Komunikasi

Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi (Wiryanto, 2005). Komunikasi dalam organisasi adalah juga dapat diartikan sebagai komunikasi di suatu organisasi yang dilakukan pimpinan, baik dengan para karyawan maupun dengan khalayak yang ada kaitannya dengan organisasi, dalam rangka pembinaan kerja sama yang serasi untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasi (Effendy, 1989:214).

Tujuan komunikasi dalam organisasi adalah untuk membentuk saling pengertian (mutual understanding) sehingga terjadi kesetaraan kerangka referensi (frame of references) dan kesamaan pengalaman (field of experience) diantara anggota organisasi. Komunikasi organisasi dilihat dari berbagai sisi yaitu pertama komunikasi antara atasan kepada bawahan, kedua komunikasi antara karyawan yang satu dengan karyawan yang lain, ketiga adalah komunikasi antara karyawan kepada atasan. Hubungan komunikasi antara atasan dan bawahan juga tidak bisa lepas dari budaya paternalistik yaitu atasan jarang sekali atau tidak pernah memberikan kepada bawahannya untuk bertindak sendiri, untuk mengambil inisiatif dan mengambil keputusan. Hal ini disebabkan karena komunikasi yang dilakukan bersifat formal. Sehingga konsekuensi dari perilaku ini bahwa para bawahannya tidak dimanfaatkan sebagai sumber informasi, ide, dan sarana.

Komunikasi merupakan bagian yang penting dalam kehidupan kerja. Hal ini mudah dipahami sebab komunikasi yang tidak baik bisa mempunyai dampak yang luas terhadap kehidupan organisasi, misalnya konflik antar pegawai, dan sebaliknya komunikasi yang baik dapat meningkatkan rasa kerjasama, saling pengertian dan juga kepuasan kerja bagi para pegawai. Dalam suatu organisasi untuk mencapai suatu tujuan merupakan sekelompok sumber daya manusia dengan berbagai karakter, maka komunikasi yang terbuka harus dikembangkan dengan baik. Dengan demikian masing-masing pegawai dalam organisasi dapat mengetahui tanggung jawab dan wewenang masing-masing. Pegawai yang mempunyai kompetensi komunikasi yang baik akan mampu memperoleh dan mengembangkan tugas yang diembannya, sehingga tingkat kerja pegawai menjadi semakin baik.

Komunikasi organisasi merupakan suatu proses dinamik yang berfungsi sebagai alat utama bagi sukses atau tidaknya organisasi dalam hubungannya dengan lingkungan tugas. Model komunikasi dalam organisasi yang paling sederhana adalah adanya pengirim, berita (pesan), dan penerima. Bila salah satu unsur hilang, komunikasi tidak dapat berlangsung. 

Terdapat 2 proses komunikasi dalam organisasi, yaitu proses komunikasi internal dan proses komunikasi eksternal.

Komunikasi internal

pertukaran gagasan di antara para administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan dalam struktur lengkap yang khas disertai pertukaran gagasan secara horizontal dan vertikal di dalam perusahaan, sehingga pekerjaan berjalan (operasi dan manajemen).

Adapun empat dimensi komunikasi dalam organisasi, yaitu :

1. Downward communication yaitu komunikasi yang berlangsung ketika orang-orang yang berada pada tataran manajemen mengirimkan pesan kepada bawahannya.
2. Upward communication yaitu komunikasi yang terjadi ketika bawahan (subordinate) mengirim pesan kepada atasannya.
3. Horizontal communication yaitu komunikasi yang berlangsung di antara para karyawan ataupun bagian yang memiliki kedudukan yang setara.
4. Interline communication yaitu tidak komunikasi untuk berbagi informasi melewati batas-batas fungsional.

Komunikasi eksternal adalah komunikasi antara pimpinan organisasi (perusahaan) dengan khalayak audience di luar organisasi. Contoh : komunikasi release/ media release, artikel surat kabar atau majalah, pidato, brosur, poster, konferensi pers, dan lain sebagainya.

 

Unsur unsur Komunikasi

Ada 5 unsur yang terkandung dalam komunikasi:

1. Komunikator (communicator) yaitu memberi berita,dalam hal ini adalah orang yang berbicara, pengirim berita atau orang yang memberitakan.
2. Menyampaikan informasi atau berita, dalam hal ini dapat dilakukan dengan cara mengatakan,mengirim ataupun menyiarkan.
3. Berita-berita ( Message ) yang disampaikan dapat dalam bentuk perintah,laporan atau saran.
4. Komunikasi (communicate) yaitu orang yang dituju, pihak penjawab atau para pengunjung yang menerima informasi atau berita.
5. Reaksi atau tanggapan (respon) yaitu dalam bentuk tanggapan atau reaksi.

Kelima unsur komunikasi tersebut merupakan kesatuan yang utuh dan bulat, dalam arti apabila salah satu unsur tidak ada maka komunikasi tidak akan terjadi. Dengan demikian masing-masing unsur saling berhubungan dan saling ketergantungan. Dan keberhasilan suatu organisasi ditentukan oleh semua unsur tersebut.

Cara menyalurkan ide melalui komunikasi

Komunikasi dalam organisasi sangat penting karena dengan adanya komunikasi maka seseorang bisa berhubungan dengan orang lain dan saling bertukar pikiran yang bisa menambah wawasan seseorang dalam bekerja atau menjalani kehidupan sehari-hari. Maka untuk membina hubungan kerja antar pegawai maupun antar atasan bawahan perlulah membicarakan komunikasi secara lebih terperinci.

Dalam menyalurkan solusi dan ide melalui komunikasi harus ada si pengirim berita (sender) maupun si penerima berita (receiver). Solusi-solusi yang diberikan pun tidak diambil seenaknya saja, tetapi ada penyaringan dan seleksi, manakah solusi yang terbaik yang akan diambil, dan yang akan dilaksanakan oleh organisasi tersebut agar mencapai tujuan, serta visi, misi suatu organisasi.

Akan tetapi dalam prakteknya proses komunikasi harus melalui tahapan-tahapan yang kadang-kadang tidak begitu mudah.

Adapun tahapan-tahapan tersebut adalah sebagai berikut:

*Ide (gagasan) => Si Sender

*Perumusan

 Dalam perumusan, disini ide si sender disampaikan dalam kata-kata.

*Penyaluran (Transmitting)

 Penyaluran ini adalah bisa lisan, tertulis, mempergunakan symbol,

 atau isyarat dsb.

*Tindakan

 Dalam tindakan ini sebagai contoh misalnya perintah-perintah dalam

 organisasi dilaksanakan.

*Pengertian

 Dalam pengertian ini disini kata-kata si sender yang ada dalam

 perumusan tadi menjadi ide si receiver.

*Penerimaan

 Penerimaan ini diterima oleh si penerima berita (penangkapberita).

Hambatan hambatan Komunikasi

Berikut ini beberapa hambatan dalam berkomunikasi secara efektif.

Filtering, yaitu pengirim pesan memanipulasi informasi sehingga informasi tersebut seakan-akan terlihat menguntungkan.

Selective perception, yaitu penerima pesan dalam proses komunikasi secara selektif melihat dan mendengar pesan tersebut berdasarkan kebutuhan, motivasi, pengalaman, dan berbagai karakteristik pribadinya.

• Information overload, yaitu informasi yang kita terima melebihi kapasitas kita dalam memproses/mengolah informasi tersebut.
• Emotions, yaitu interpretasi yang berbeda terhadap informasi saat kita sedang sedih dengan saat kita merasa senang.
• Language atau bahasa, yaitu ketidakpahaman terhadap bahasa atau istilah-istilah tertentu antara satu orang dengan yang lain.
• Silence, yaitu tidak adanya komunikasi
• Communcation apprehention, yaitu ketakutan/kecemasan seseorang untuk berkomunikasi
• Lying, atau berbohong.

Komunikasi dilakukan oleh minimal dua individu, perbedaan apa saja bisa dimiliki kedua individu tersebut, lingkungan, pendidikan, kondisi fisik komunikan itu sendiri atau SARA misalnya saja dan hal itu bisa menghambat proses komunikasi.

Hambatan - hambatan dalam komunikasi di antaranya adalah :

1. Hambatan dari Proses Komunikasi

• Hambatan dari pengirim pesan, misalnya pesan yang akan disampaikan belum jelas bagi dirinya atau pengirim pesan, hal ini dipengaruhi oleh perasaan atau situasi emosional.
• Hambatan dalam penyandian/simbol. Hal ini dapat terjadi karena bahasa yang dipergunakan tidak jelas sehingga mempunyai arti lebih dari satu, simbol yang dipergunakan antara si pengirim dan penerima tidak sama atau bahasa yang dipergunakan terlalu sulit. 
• Hambatan media, adalah hambatan yang terjadi dalam penggunaan media komunikasi, misalnya gangguan suara radio dan aliran listrik sehingga tidak dapat mendengarkan pesan. 
• Hambatan dalam bahasa sandi. Hambatan terjadi dalam menafsirkan sandi oleh si penerima
• Hambatan dari penerima pesan, misalnya kurangnya perhatian pada saat menerima /mendengarkan pesan, sikap prasangka tanggapan yang keliru dan tidak mencari informasi lebih lanjut.
• Hambatan dalam memberikan balikan. Balikan yang diberikan tidak menggambarkan apa adanya akan tetapi memberikan interpretatif, tidak tepat waktu atau tidak jelas dan sebagainya.

2. Hambatan Fisik

   Hambatan fisik dapat mengganggu komunikasi yang efektif, cuaca gangguan alat komunikasi, dan lain lain, misalnya: gangguan kesehatan, gangguan alat komunikasi dan sebagainya.

3. Hambatan Semantik

   Kata-kata yang dipergunakan dalam komunikasi kadang-kadang mempunyai arti mendua yang berbeda, tidak jelas atau berbelit-belit antara pemberi pesan dan penerima.

4. Hambatan Psikologis

   Hambatan psikologis dan sosial kadang-kadang mengganggu komunikasi, misalnya; perbedaan nilai-nilai serta harapan yang berbeda antara pengirim dan penerima pesan.

Klasifikasi dalam Komunikasi 

Pendekatan yang dipakai untuk melakukan klasifikasi informasi yang efektif dan efisien berbeda-beda dari setiap organisasi. Hal ini sangat bergantung dari jenis organisasi serta kepentingannya. Namun tahapan secara umum yang dapat dipakai seperti berikut :

1. Mengidentifikasi semua sumber daya informasi yang perlu dilindungi.
2. Mengidentifikasi ukuran pengamanan informasi yang akan diterapkan pada masing-masing kelas informasi. Secara garis besar pengamanan yang diterapkan pada informasi adalah otentikasi, pengendalian akses, penyandian, pengawasan secara administratif, pengawasan secara teknologi dan/atau asuransi.
3. Mengidentifikasi tingkat guna dan nilai informasi.
4. Memetakan ukuran perlindungan informasi untuk masing-masing tingkat informasi.
5. Mengklasifikasi informasi
6. Evaluasi secara berkala : nilai guna dan kepentingan sebuah informasi memiliki tenggang waktu tertentu, sehingga proses evaluasi secara berkala sangat diperlukan untuk menentu kembali klasifikasi informasi tersebut. Evaluasi ini pada dasarnya adalah perulangan proses 1 sampai 5 di atas terhadap setiap informasi dalam setiap periode evaluasi.

Kebanyakan pengklasifikasian data/informasi terfokus hanya pada kerahasiaan data saja. Namun sesungguhnya pengklasifikasian informasi lebih dari itu, misalnya :

• Klasifikasi berdasarkan derajat kecepatan, misalnya : prioritas, urgent, segera;
• Klasifikasi berdasarkan tingkat kerahasiaan, misalnya : top secret, secret,confidential;
• Klasifikasi berdasarkan frekuensi penggunaan, misalnya : sering, kadang, sekali pakai;
• Klasifikasi berdasarkan waktu pemakaian, misalnya : tahun, bulan, minggu, jam;
• Klasifikasi berdasarkan kewenangan, misalnya : edit, read only;
• Klasifikasi berdasarkan isi, misalnya : keuangan, politik, ekonomi;
• Klasifikasi lain yang didefinisikan organisasi, misalnya : umum, pivate, client,staff only.

Sumber

Sumber